• Yapılandırılmamış Belge Kaosu
  Desteklenmeyen veya tutarsız formatlardaki faturalar, makbuzlar ve mutabakat raporları finans gelen kutularına ulaşıyor, çoğu zaman net konu satırı veya etiket olmadan. İlgisiz veya eksik gönderimler gecikmelere ve karışıklığa neden oluyordu.
• Manuel Sınıflandırma Çabası
  Analistler, bir belgenin Vergi Faturası, Normal Fatura, Alacak Notu veya Mutabakat Tablosu olup olmadığını manuel olarak belirlemek zorundaydı. Bu sınıflandırma süreci zaman alıcı ve hataya açıktı.
• Dahili & Harici İletişim Karmaşıklığı
  Dahili (çalışanlar) ve harici (tedarikçiler) göndericileri yönetmek koordinasyon yükü oluşturuyordu. Açıklamalar ve takipler gelen kutularını dolduruyor, çözüm süresini uzatıyordu.

• SAP Girişinde Operasyonel Darboğazlar
  Satır kalemlerinin toplamlarla eşleştirilmesi, eksik tutarların veya geçersiz KDV alanlarının tespiti fatura onaylarını geciktiriyordu. İstisnalar genellikle finans yöneticilerine iletilmek zorunda kalıyor ve süreç daha da yavaşlıyordu.
• Ölçeklenebilirlik Kısıtları
  Özellikle ay sonlarında hacim dalgalanmaları, personel artırılmadan karşılanamıyor ve departmanın maliyet etkin şekilde ölçeklenmesini engelliyordu.

Agentic AI Nasıl Yardımcı Oldu?

• Yapay Zeka Botları ile Çok Kanallı Alım
  Agentic AI destekli sanal ajanlar, kaynağı veya formatı ne olursa olsun faturaları almak için e-posta, Teams, WhatsApp ve web portallarında devreye alındı.
• Yapay Zeka Tabanlı Belge Filtreleme & Sınıflandırma
  Belgeler otomatik olarak tarandı ve türlerine göre sınıflandırıldı: Vergi Faturası, Alacak Notu, Mutabakat Tablosu vb. İlgisiz veya geçersiz belgeler işleme alınmadan önce elendi.
• İş Akışı Tetikleme için ServiceNow Entegrasyonu
  Geçerli gönderimler otomatik olarak ServiceNow'a aktarıldı ve fatura türüne ve sorun kategorisine göre (ör. Eksik PO, Tutar Uyumsuzluğu, KDV Doğrulama) uygun kayıtlar oluşturuldu.
• Otomatik Yönlendirme ile İstisna Yönetimi
  Yapay zeka, satır düzeyinde uyumsuzlukları, eksik verileri veya yapısal tutarsızlıkları tespit etti ve bunları ilgili kuyruklara yönlendirdi (ör. AP İncelemesi, Tedarikçi Teması veya Vergi Ekibi).
• Yüksek Tutarlar için İnsan Onayı
  Önceden tanımlanmış eşiklerin üzerindeki faturalar işaretlendi ve ERP kaydı öncesinde manuel onay için yetkili finans yöneticilerine yönlendirildi.
• RPA ile SAP Kaydı
  Doğrulama tamamlandıktan sonra faturalar RPA botları aracılığıyla SAP'ye kaydedildi ve Fatura'dan Ödemeye döngüsü otomatik olarak tamamlandı.