Yunanistan'daki Telekom Şirketi
Agentic Gider Yönetimi Süreci
İş Zorluğu
-
Manuel Gider İncelemesi
Finans ekipleri, gönderilen gider formlarını ve ekli fiş/faturaları manuel olarak incelemekle yoğun şekilde meşguldü. Bu zaman alıcı süreç operasyonel verimsizliklere yol açıyor ve ödeme taleplerinde gecikmelere neden oluyordu. -
Karmaşık İş Kuralları
Her gider, seyahat, çocuk bakımı veya iş amaçlı harcamalar gibi türlere göre değişen detaylı kurallara göre doğrulanmak zorundaydı. Kurallar genellikle günlük yemek limitleri ve seyahat eden kişi sayısına bağlı özel koşulları içeriyordu. -
Belge Doğruluk Kontrolleri
Her talep, ekli faturaların doğru Tedarikçi Kimlik Numarası (VIN), çalışan adı, belge tarihi içerdiğini ve gönderilen bilgilerle eşleştiğini teyit etmek için detaylı inceleme gerektiriyordu.
-
Yüksek Operasyonel Yük
Bu doğrulamalar manuel olarak yapıldığında finans ekipleri üzerinde ciddi bir iş yükü oluşuyor, insan hatası riski artıyor ve geri ödeme süreçlerinde sık sık gecikmeler yaşanıyordu. -
Çalışan Memnuniyetsizliği
Onay veya red süreçlerinin uzun sürmesi, çalışan moralini ve geri ödeme sürecine olan güveni olumsuz etkiliyor, aynı zamanda kurumsal uyumluluk risklerini artırıyordu. -
Çoklu Belge Sayfaları
İnceleme sırasında taranmış veya birleştirilmiş fiş/faturaların tek sayfada yer alması, gözden kaçma riskini artırıyor ve doğrulama süresini uzatıyordu.
Telekom / Gider Yönetimi
Agentic AI - Akıllı Gider Yönetimi Süreci
Başvuru
Robot kullanıcıya atanmış tüm gider formları alınır
Nova intranet sisteminde robot kullanıcıya atanmış tüm gider formları kontrol edilir
Ekleri İndirme
RPA süreci belgeleri indirir ve gerekli alanları çıkarır
Tüm form alanları doldurulmuş mu kontrol edilir. Ekler indirilir ve IDP kuyruğuna gönderilir
Belge İşleme
Tarih, tutar, KDV numarası gibi alanlar belgelerden çıkarılır
PDF, PNG, JPEG, JIF, ZIP formatındaki ekler indirilir. Belgeler IDP kuyruğuna gönderilir. Gerekli alanlar çıkarılır
İnsan Doğrulaması
Okunamayan belgeler insan incelemesine yönlendirilir
Düşük kalite, eksik alanlar veya bilinmeyen belge türleri Action Center üzerinden insan incelemesine alınır
AI Agent - Hassas Ayar
AI ajanı gider türünü belirler ve iş kurallarına göre doğrular
AI ajanı gider türünü belirler (otopark, konaklama, taksi, seyahat bileti). İş kurallarıyla karşılaştırır ve eşleşmeyen alanları tespit eder (günlük limit, tutar/tarih uyumu, para birimi)
AI Doğrulama
IDP ve form verileri iş kurallarıyla karşılaştırılır, AI ajanı uyumsuzlukları tespit eder
Gider türü, tutar, tarih, kişi sayısı, seyahat tipi ve para birimi gibi alanlar iş kurallarıyla karşılaştırılır. AI ajanı eşleşmeyenleri tespit eder
Raporlama
Gider türüne göre Excel raporu oluşturulur, talep sahibine bildirim gönderilir
Gider türüne göre (seyahat, çocuk bakımı, kart, iş, diğer) Excel dosyası oluşturulur. Eksik veya hatalı bilgiler için talep sahibine bildirim gönderilir
Agentic AI Nasıl Katkı Sağladı
-
Otomatik Veri Doğrulama
Agentic, tüm gönderilen gider formlarını önceden tanımlanmış iş kurallarına göre otomatik olarak doğrulayan RPA tabanlı bir çözüm uyguladı. Bu sayede manuel kontrol ihtiyacı büyük ölçüde azaldı. -
Form Tamamlanma Kontrolü
Gider formu gönderildiği anda RPA botları gerekli tüm alanların doğru şekilde doldurulup doldurulmadığını kontrol eder. Eksik veya hatalı formlar erken aşamada işaretlenerek zaman kaybı önlenir. -
Yapay Zekâ Destekli Belge Okuma
Fiş ve faturalar, UiPath Document Understanding ile yapay zekâ ve OCR kullanılarak işlenir. Tutar, tarih, satıcı adı ve vergi numarası gibi kritik alanlar yüksek doğrulukla çıkarılır. -
İş Kurallarının Uygulanması
Çıkarılan veriler, Agentic’in AI motoru tarafından şirketin harcama limitleri, format doğruluğu ve kimlik bilgisi gereklilikleri gibi özel doğrulama mantığına göre değerlendirilir. Uygun giderler ilerletilir, istisnalar ise hata etiketleriyle manuel incelemeye yönlendirilir. -
Yapılandırılmış Çıktı Üretimi
Onaylanan her gider için doğrulanmış alanları özetleyen Excel raporu otomatik olarak oluşturulur. -
Agentic Sayfa Ayırma ve Okuma
Tek sayfada taranmış veya birleştirilmiş birden fazla fiş/fatura, özel ajanlar tarafından ayrıştırılıp okunabilir hale getirilir.
Sonuçlar
-
Ölçeklenebilir Süreç Otomasyonu
Aylık 1.000’den fazla gider formu başarıyla otomatikleştirildi. Manuel veri kontrolü ortadan kalktı, işlem süresi günlerden dakikalara indi. Bu otomasyon, finans ekiplerinin stratejik işlere odaklanmasını sağladı. -
Hızlandırılmış Geri Ödeme Süreci
Çalışan geri ödeme süresi %75 oranında azaldı. Taleplerin çoğu artık 24–48 saat içinde sonuçlanıyor; önceki 5–7 iş günüyle kıyaslandığında memnuniyet ciddi şekilde arttı. -
Kapsamlı İş Kuralı Uygulaması
Tüm önceden tanımlanmış iş kuralları artık gider formlarında otomatik olarak uygulanıyor. Harcama limitleri, onay hiyerarşileri, fiş gereklilikleri ve kategori kısıtları gerçek zamanlı doğrulanıyor. -
Akıllı Hata Yönetimi
Agentic sistem, formda hata veya eksik bilgi varsa kullanıcıyla proaktif şekilde iletişime geçiyor. Düzeltme sürecini yönlendirerek doğru yeniden gönderimi sağlıyor. Bu yaklaşım form reddetme oranını %90 azaltırken iletişim döngülerini de minimize etti.
Karmaşık Operasyonları Hizmet-Olarak-Otomasyon ile Basitleştiriyoruz
Unite, yapay zekâ, otomasyon ve orkestrasyon gücüyle dönüşüm sağlar — yalnızca elde edilen sonuçlar için ödeme yaparsınız.
Sosyal Medya
İletişim
Londra
Unite Information Technologies UK LTD
Second Floor, 3 Liverpool Gardens, Worthing, West Sussex, BN11 1TF London/UK
Tel: + 01903624664
İstanbul
Cumhuriyet Mah. Abdi İpekçi Cad. Mermer Sok. No:4 Kartal 34876 İstanbul/Türkiye
Tel: +90 (216) 453 40 00
